RICOH Chatbot Serviceの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜リコージャパン株式会社
課題・目的
機能集約により問い合わせが集中し本業の業務効率が低下
電話問い合わせがリモートワークなどの働き方改革推進の阻害要因
経理関連のマニュアルが各所に散在し解決までの時間がかかる
導入後の効果
3ヶ月で電話問い合わせを約1,000件削減（工数約100時間分）
部門代表電話が日に30～40件から1～2件に激減
本業への集中が可能になり業務効率向上
まとめ
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導入前の課題
機能集約により問い合わせが集中し本業の業務効率が低下
電話問い合わせがリモートワークなどの働き方改革推進の阻害要因
経理関連のマニュアルが各所に散在し解決までの時間がかかる
導入の目的
経理関連の手続き/処理方法に関する問い合わせ対応の効率化
働き方改革の推進（リモートワークの実現）
全社から集中する電話問い合わせの削減
導入後の効果
3ヶ月で電話問い合わせを約1,000件削減（工数約100時間分）
部門代表電話が日に30～40件から1～2件に激減
本業への集中が可能になり業務効率向上
リモートワーク率が半年間で50%を達成
社員が疑問解決までの時間を大幅に短縮
経理部内での回答時間短縮とスキル平準化
導入の決め手
消費税増税に伴うQ&A対応の必要性
RICOH Chatbot Serviceの社内施策での活用先募集を知ったこと
交際費ルールや立替精算など頻繁な問い合わせをAIで一次受付できる可能性
導入のプロセス
まず頻繁な問い合わせ内容を洗い出し、効果的な項目に絞り込んだ後、Q&AやキーワードをExcelで作成しRICOH Chatbot Serviceにアップロードした。導入決定から約2ヶ月、実装は2週間でカットオーバー。全社員への認知度向上のため、ポップアップメッセージや全社掲示板、通達文へのURL記載など様々な手段で告知した。
活用方法
経理部への問い合わせの一次受付としてチャットボットを活用。消費税、交際費ルール、立替精算の処理方法、システム操作方法など頻出質問に対応。
社内の反応
社員からは疑問を調べる入り口が一つにまとまったことで解決時間が短縮されたと好評。経理部内でも業務効率化を実感。
今後の展望
回答満足度向上のためFAQ内容の継続的な精査・調整を実施し、チャットボット企画・開発部門にユーザビリティや改善要望をフィードバックする。
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