RICOH Chatbot Serviceの導入事例
プロダクト詳細導入企業｜アルプスアルパイン株式会社
契約手続時の負荷を軽減!「RICOH Chatbot Service」が法務業務を効率化するリーガルDXに貢献
課題・目的
全社員から入る契約書関連の問い合わせが多く、法務部メンバーの業務負荷が大きい
契約書の雛型や手続関連のマニュアルが多数あり、法務部以外の者にとって探すのに時間がかかる
各種問い合わせの回答に時間がかかったり、担当者不在時には対応できなかったりする
導入後の効果
問い合わせ対応に要していた工数を本来の契約書審査や案件相談の時間に回せるようになり業務効率が向上した
チャットボットの利用数が立ち上げ当初から約2倍に増加し、回答満足度も向上した
契約書雛型やマニュアルの保管場所がチャットボットで即座に分かるようになり、社員が自力で探す必要がなくなった
まとめ
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
全社員から入る契約書関連の問い合わせが多く、法務部メンバーの業務負荷が大きい
契約書の雛型や手続関連のマニュアルが多数あり、法務部以外の者にとって探すのに時間がかかる
各種問い合わせの回答に時間がかかったり、担当者不在時には対応できなかったりする
導入の目的
社内からの契約手続に関する定型的問い合わせを効率化し、法務部の業務負荷を軽減するため
契約書雛型やマニュアルの保管場所をすぐに分かるようにし、社員の検索時間を削減するため
担当者の不在時や繁忙時でも即座に回答できるようにするため
導入後の効果
問い合わせ対応に要していた工数を本来の契約書審査や案件相談の時間に回せるようになり業務効率が向上した
チャットボットの利用数が立ち上げ当初から約2倍に増加し、回答満足度も向上した
契約書雛型やマニュアルの保管場所がチャットボットで即座に分かるようになり、社員が自力で探す必要がなくなった
いつでも疑問を即座に解消できるようになり、担当者の繁忙状況や不在を気にしなくなった
導入の決め手
ITの専門知識がなくても導入できること
Q&AをExcelなどで簡単にアップデートできること
リコー独自の高性能AIが類義語や表記ゆれを自動判定し、精度の高い回答が可能であること
ローコストかつ最小利用期間1カ月で手軽に始められること
導入のプロセス
社内のセキュリティチェックをクリアした後、法務専用のポータルサイト上にRICOH Chatbot Serviceを設置し、部内メンバーから実際の質問を募ってQ&Aを整備した。チャットボットで対応する内容と人が対応すべき内容を切り分け、社員に周知徹底した。
活用方法
法務ポータルサイト上に設置し、契約手続に関する定型的な問い合わせ（押印や申請方法、雛型の保管場所など）に回答する。法律相談などは人が対応するよう切り分けている。
社内の反応
回答満足度が向上し、利用数も増加していることから社内での活用が進んでいる。
今後の展望
社内への周知を強化して利用者をさらに増やすとともに、Q&Aのブラッシュアップや法務ポータルの内容改善を実施し、回答できなかったケースを減らしていく。
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