Otolio（オトリオ）（※旧：スマート書記）の導入事例
プロダクト詳細導入企業｜エピックベース株式会社
「スマート書記」を業務DXのきっかけに。負荷軽減だけでなく、効率的な業務フローづくりをめざして導入
課題・目的
経営会議の議事録作成に多大な工数がかかり、最大で52ページの議事録を作成する必要があった
会議中の進行サポートをしながらメモを取るのが難しく、録音データを聞き返して文字起こしする必要があった
録音が不完全な箇所や発言のかぶりで聞き取れない部分があり、議事録に「聞き取れませんでした」と記載することがあった
導入後の効果
議事録作成工数が半減した
これまで2.5人で行っていた作業を1人で対応できるようになった
聞き取りづらい部分も文字起こしされることが増え、議事録作成のスピードとストレスが軽減された
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導入前の課題
経営会議の議事録作成に多大な工数がかかり、最大で52ページの議事録を作成する必要があった
会議中の進行サポートをしながらメモを取るのが難しく、録音データを聞き返して文字起こしする必要があった
録音が不完全な箇所や発言のかぶりで聞き取れない部分があり、議事録に「聞き取れませんでした」と記載することがあった
導入の目的
グループ会社も含めた経営会議の議事録作成の効率化
導入後の効果
議事録作成工数が半減した
これまで2.5人で行っていた作業を1人で対応できるようになった
聞き取りづらい部分も文字起こしされることが増え、議事録作成のスピードとストレスが軽減された
確認したいポイントをピンポイントで音声再生できることでチェック作業が楽になった
情報共有の正確さと迅速化により経営の意思決定やアクションのスピードアップが期待されている
導入の決め手
文字起こしだけでなく議事録の作成・編集がしやすい機能があること
文字起こしが文脈を保ち証跡として使えること（AIが文章を過度に綺麗にしない点）
要点確認者と詳細確認者の双方のニーズに応えられ、録音・文字起こし・議事録作成・共有まで1つのサービスでできること
導入のプロセス
展示会で「スマート書記」を知り、他社ツールと比較でトライアル利用した上で選定。導入を機に議事録作成の業務フローを見直し、DXを進める方針で導入を開始した。
活用方法
経営会議の録音・文字起こしに「スマート書記」を利用し、文字起こしテキストを参照しながら要点を抜粋・編集して議事録を作成。共有機能を使って参加者へ確認依頼も実施。今後は社内報のインタビューなど他用途への展開も検討中。
社内の反応
役員や参加者の理解が得られた。広報部門など他部署からも利用したいという声が上がっている。
今後の展望
議事録をよりシンプルにし、作成・確認・共有の手間を減らす業務オペレーションの見直しを進める予定。社内の他用途（社内報のインタビューなど）への展開と、今後の機能強化によるさらなる利便性向上を期待している。
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導入の効果情報のキャッチアップ時間を約30%削減できた。
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導入の効果議事録作成時間が約70%削減された。
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導入の効果報告書の作成時間が約5〜6時間から約3時間に短縮され、約50%の削減を実現した。
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重要な会議だけでなく、新たな利用シーンが生まれて業務効率化を促進
導入の効果文字起こし作業から解放され、議事録作成の業務負荷が大きく軽減された
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導入の効果聞き直したい箇所の音声をタイムスタンプでピンポイントに聞き直せるようになった
応用地質株式会社(1,001名以上)
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Otolio（旧：スマート書記）は、議事録作成を音声とAIで自動化するAI議事録ツールです。90%以上の高精度文字起こし、AIによる自動要約・要点抽出で議事録作成業務を自動化。経営会議や部内会議、人事面接、商談など社内外のあらゆる会議でご利用いただけます。
エピックベース株式会社
11〜30名
非上場
東京都
音声を活用した議事録作成支援サービス「スマート書記」のサービス開発・運営
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