Otolio（オトリオ）（※旧：スマート書記）の導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社AGSコンサルティング
会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70%削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現
課題・目的
議事録の文字起こしに会議時間の3〜4倍の時間がかかっていた。
議事録作成時間を短縮するため。
会議中のメモや会議後の音声聞き直し作業を無くすため。
導入後の効果
議事録作成時間が約70%削減された。
会議中のメモ作業と会議後の音声聞き直し作業がゼロになり精神的負担が軽減された。
要約、重要事項リスト、話し言葉をですます調に変換した3パターンの出力で議事録の情報粒度を用途に合わせて提供できるようになった。
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導入前の課題
議事録の文字起こしに会議時間の3〜4倍の時間がかかっていた。
導入の目的
議事録作成時間を短縮するため。
会議中のメモや会議後の音声聞き直し作業を無くすため。
導入後の効果
議事録作成時間が約70%削減された。
会議中のメモ作業と会議後の音声聞き直し作業がゼロになり精神的負担が軽減された。
要約、重要事項リスト、話し言葉をですます調に変換した3パターンの出力で議事録の情報粒度を用途に合わせて提供できるようになった。
人件費とツール利用料を比較した実験でスマート書記の方が低コストであることが確認された。
導入の決め手
ツールのセキュリティ方針が自社方針と合致していたため。
操作性が良く使いやすいと感じたため。
導入時に具体的な利用想定や課題を掘り下げた提案があったため。
導入のプロセス
社内で課題を認識しツール導入を検討。スマート書記を評価し導入後、定期的なウェビナーや社内ポータルで利用方法を周知して利用者を拡大。機能アップデート（例：2023年8月のAIアシスト）を取り入れて活用を深めた。
活用方法
自動文字起こしをベースに、AIアシストで要約文章・重要事項の箇条書き・ですます調に変換した文の3パターンをワンクリックで出力し、必要に応じて一部修正して議事録として保存・共有。会議中の細かいメモを取らずに会議参加に集中する形で活用。
社内の反応
当初は利用が想定より伸びなかったが、機能改善と定期的なウェビナー掲載により利用者が増加。アンケートでは精神的負担の軽減を実感する声あり。
今後の展望
マニュアル作成や指示書作成への応用、要約の型のフォーマット化による精度向上、会議参加者発言の分析による参加者の温度感把握などを期待。
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重要な会議だけでなく、新たな利用シーンが生まれて業務効率化を促進
導入の効果文字起こし作業から解放され、議事録作成の業務負荷が大きく軽減された
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聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現
導入の効果聞き直したい箇所の音声をタイムスタンプでピンポイントに聞き直せるようになった
応用地質株式会社(1,001名以上)
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商談の議事録作成時間がゼロに。対応できる商談数が増え、提案のクオリティ改善も実現
導入の効果議事録作成時間を65%削減し、通常は30分ほどで作成できるようになった
株式会社フィックスポイント(6〜10名)
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