Otolio（オトリオ）（※旧：スマート書記）の導入事例
プロダクト詳細導入企業｜株式会社東京ドーム
最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50%削減!他部署にもスマート書記を推進した理由とは
課題・目的
経営会議の議事録作成に最大で約3〜6時間かかっていた
文字起こしツールとWordを行き来してコピペする作業が多くストレスになっていた
会議中の該当発言の音声や箇所を探すのに時間がかかっていた
導入後の効果
議事録作成時間を約3〜6時間から約1.5〜3時間に短縮し約50%削減した
文字起こしツール比でさらに約25%の時間削減を実現した
ツール間の往復やコピペなどの細かな作業ストレスが解消された
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プロに相談する導入事例の詳細
導入前の課題
経営会議の議事録作成に最大で約3〜6時間かかっていた
文字起こしツールとWordを行き来してコピペする作業が多くストレスになっていた
会議中の該当発言の音声や箇所を探すのに時間がかかっていた
導入の目的
経営会議の議事録作成時間を削減するため
社内の他部署にも議事録効率化ツールを展開するため
導入後の効果
議事録作成時間を約3〜6時間から約1.5〜3時間に短縮し約50%削減した
文字起こしツール比でさらに約25%の時間削減を実現した
ツール間の往復やコピペなどの細かな作業ストレスが解消された
会議中に発言箇所から音声をピンポイントで聞き直せることで確認工数が削減された
他部署でも導入が決まり議事録作成時間の削減と確認工数の低減に貢献した
導入の決め手
編集画面と文字起こし確認が同一画面で完結する使いやすさがあったため
ドラッグ&ドロップで必要箇所を貼り付けられるリアルタイム編集機能があったため
セキュリティ対策や大手導入実績があり安心して導入できたため
営業担当のサポートや機能アップデート頻度が高かったため
導入のプロセス
まず既存の文字起こしツールを導入して効果を確認。その後複数のAI議事録サービスを検討し、スマート書記の無料トライアルを実施。操作性や一画面編集などの利便性、セキュリティやサポートを評価して導入を決定。導入後は社内でのレクチャーを行い、他部署への展開を実施した。
活用方法
経営会議での議事録作成に利用。会議中のリアルタイム文字起こしを確認し、必要箇所をドラッグ&ドロップで編集画面に貼り付けて校正。音声は文字からワンクリックで再生し、該当発言の確認を行う。他部署では定例会議などの箇条書き形式の議事録作成や、議事録と音声の一元管理に活用している。
社内の反応
上司や他部署からの関心が高まり、社内掲示やデモ案内を通じて他部署での導入が決定。管理者権限設定により機密性の高い会議でも安心して利用されている。
今後の展望
社内でさらに利用者を増やし、担当者全員の議事録作成負担を軽減していきたい。会社全体で業務効率化を推進するため、引き続き社内告知や相談窓口的な役割を果たしたい。
どのような企業におすすめですか？
色々情報収集したが結局何を選べばいいかわからない、でも本当に議事録作業時間を削減したい人
AI事例マッチ度診断
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導入の効果聞き直したい箇所の音声をタイムスタンプでピンポイントに聞き直せるようになった
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Otolio（旧：スマート書記）は、議事録作成を音声とAIで自動化するAI議事録ツールです。90%以上の高精度文字起こし、AIによる自動要約・要点抽出で議事録作成業務を自動化。経営会議や部内会議、人事面接、商談など社内外のあらゆる会議でご利用いただけます。
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