大成木材、月3,000件の受発注を『Re:lation』で効率化し残業ほぼゼロに

大成木材の木材建材部では、地域の工務店やハウスメーカー約100社からの注文や見積もり依頼に日々対応しています。しかし、受注ルートは個人のメールアドレス、FAX、電話など多岐にわたり、誰がどの案件を担当しているかがチーム内で見えにくい状態でした。特にFAXの受信確認や進捗管理が難しく、対応漏れや見積もりミス、二重発注のリスクを抱えていました。繁忙期には問い合わせが集中し、残業が常態化するという問題もありました。

対応漏れを防ぎ、全員が安心して働ける環境を整えるため、10個ほどのツールを比較検討しました。その結果、専門知識がなくても直感的に操作でき、誰が何を担当しているかが一目でわかる画面のわかりやすさや、スマートフォンからも状況を確認できる利便性が評価され、『Re:lation』の導入が決まりました。導入にあたっては、独自の運用ガイドやマニュアルを作成し、社内勉強会を開催。誰がどの案件を担当するかといったルールを丁寧に整備したことで、約1カ月でスムーズに定着しました。

『Re:lation』導入後、個人のメールアドレスでの受注を廃止し、すべて代表アドレスに集約しました。管理が難しかったFAXも『Re:lation』の画面上に自動通知されるように設定し、メールと一元管理できる仕組みを構築しています。案件の進捗を色分けして視認できるラベル機能や、細かな引き継ぎ内容をやりとりできるコメント機能を活用することで、チーム全員がリアルタイムに状況を共有できるようになりました。その結果、見落としや見積もりミスが大幅に減少し、残業もほぼなくなりました。

大成木材では、今後もシステム上で通信手段を一元管理できる機能や最新のAI機能を積極的に取り入れ、さらなるDXと業務効率の最大化を目指すとしています。同社の担当者は「建材業界にはまだアナログな文化が残っているからこそ、これまでの取り組みや成果を同業の皆さまにも紹介していきたい」と述べています。

A. メールやFAX、電話など複数の問い合わせ窓口を一つの画面で管理できるコミュニケーションツールです。

A. 個人のメールやFAXを代表アドレスに集約し、案件の進捗をチームで共有できるようになりました。対応漏れや残業がほぼなくなりました。

A. 複数の窓口で受注や問い合わせを受けているものの、情報が分散して属人化している企業に向いています。

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O!Productニュース編集部からのコメント

月3,000件もの受発注を数名で回している現場で、FAXとメールの一元管理が効いたんですね。残業ほぼゼロは同規模のチームに刺さりそうです。

引用元：PR TIMES