BPO Japan、Re:lation導入で月数万件のメール対応をミスゼロに

BPO Japanでは、以前は一般的なメールソフトを使い、担当者個人のアドレスでクライアントとやり取りしていました。しかし、複数企業の採用要件を扱う中で、業務がブラックボックス化し、特定の担当者に依存する属人化が深刻化していました。メールの対応漏れや遅れは、優秀な人材の選考辞退やクライアント企業のブランド毀損に直結するため、現場には常に強いプレッシャーがかかっていました。担当者不在時には、他のメンバーが進捗を把握できず、該当者のPCを物理的に確認するようなアナログな対応を余儀なくされていました。

BPO Japanは、チーム全員が同じ目線で状況を把握できる環境を構築するため、Re:lationを活用しています。具体的には、クライアントごとに受信箱を分割し、業務指示や承認業務を明確に管理・可視化しています。1日数百件から1,000件以上届くメールに対しては、ラベルや自動振り分け機能、担当者設定を用いて対応漏れを防止しています。また、社内ではSlackにRe:lationのチケットURLを貼り付けて進捗を共有し、突発的な対応にはコメント機能や承認機能を利用して迅速に対応しています。

Re:lationの導入により、正社員100名を超える規模に拡大した現在も、月数万件のメールをミスなく対応できる基盤が定着しました。チーム全員で受信箱を共有・管理することで、クライアントの規模に応じた複数名のチーム体制が確立され、担当者不在時や休日でも別のメンバーがすぐにフォローに入れるようになりました。また、本社のほか大阪・仙台・福岡などの複数拠点や在宅勤務のメンバー間でも、誰がどの案件に対応しているかがリアルタイムに可視化され、場所を問わず一貫した高品質な対応が可能になりました。対応ステータスや履歴が明確になったことで、対応漏れのリスクが大幅に減り、現場の精神的な負担も軽減されています。

BPO Japanでは、今後さらに自動化の領域を広げたいと考えており、AI機能の活用にも強い期待を寄せています。複数企業を管理し、チームでミスなく対応を行うBPO事業者にとって、Re:lationは対応漏れや属人化を防ぐために欠かせないツールです。メンバーがどこの拠点にいても、あるいは在宅勤務であっても、リアルタイムに対応状況が可視化される強みを活かし、今後もチーム全体で一貫した高クオリティなサービスをクライアントに提供していく方針です。

A. 採用業務を代行する企業です。クライアントに代わって求人広告の運用や候補者とのやり取りを担当しています。

A. 担当者個人のメールアドレスで月数万件のメールを管理していたため、業務が属人化し、不在時のフォローや対応漏れが頻発していました。

A. チーム全員でメールを共有・管理できるようになり、担当者不在時でも別のメンバーがすぐにフォローできる体制が整いました。対応漏れのリスクが減り、現場の心理的負担も軽減されています。

• https://ingage.jp/relation/testimonials/bpojapan/
• https://ingage.jp
• https://www.bpojapan.co.jp/
• https://ingage.co.jp
• https://ingage.jp/relation/

O!Productニュース編集部からのコメント

月数万件のメールを個人アドレスで管理していたのが、Re:lationでチーム共有に切り替えただけで属人化が解消されたのがすごいですね。BPO担当者の心理的負担も減りそうです。

引用元：PR TIMES