スマートOCR の導入事例

出典: 保険事業と物流事業、2部門でスマートOCRを導入。手書き書類の処理時間を50%削減できた

AI-OCR

保険事業と物流事業、2部門でスマートOCRを導入。手書き書類の処理時間を50%削減できた

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課題・目的

保険事業で月間500～600件の手書き加入依頼書を目視で手入力しており事務負担が大きかった。

物流事業でPDFの手配依頼書から必要情報を手作業でコピー＆ペーストしており、40アイテム以上の書類は1件あたり2～3時間かかる場合があった。

手書きの自転車保険申込書をデータ化する業務の効率化

導入後の効果

加入依頼書の処理時間が導入前の約半分になった。

物流部での入力作業が導入前の3時間からチェック含め1時間に短縮された。

読み取りエラーは残るものの全体として大幅な業務効率化が実現した。

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導入事例の詳細

導入前の課題

保険事業で月間500～600件の手書き加入依頼書を目視で手入力しており事務負担が大きかった。

物流事業でPDFの手配依頼書から必要情報を手作業でコピー＆ペーストしており、40アイテム以上の書類は1件あたり2～3時間かかる場合があった。

導入の目的

手書きの自転車保険申込書をデータ化する業務の効率化

物流事業での手書きPDF書類からのデータ抽出業務の効率化

導入後の効果

加入依頼書の処理時間が導入前の約半分になった。

物流部での入力作業が導入前の3時間からチェック含め1時間に短縮された。

読み取りエラーは残るものの全体として大幅な業務効率化が実現した。

導入の決め手

関連会社からの紹介でサービスを知ったこと。

同業他社の使用実績によりシステムの信頼感があったこと。

インフォディオの担当者によるテンプレート作成・調整の支援が受けられたこと。

導入のプロセス

関連会社の紹介でトライアルを実施。試行錯誤しながら設定と運用フローを整備。インフォディオの担当者とテンプレート作成・調整を行い、約4ヶ月で運用が軌道に乗った。

活用方法

保険事業では自転車安心パックの加入依頼書（月間500〜600件）をOCRで読み取り、読み取り結果をチェックして手修正を加えデータ登録。物流事業ではPDFの入庫/手配依頼書から情報を抽出しExcel等へ自動取り込み、必要箇所のみ手修正。

社内の反応

読み取りエラー（平均で10項目中1項目程度）があるため確認作業は必須だが、全て手作業で行うより大幅に効率化され歓迎されている。ITに詳しくない面で最初は設定に苦労したが、運用が整い満足している。

今後の展望

申込書のデジタル化が進めば不要になる可能性はあるが、手書き書類やPDF関連業務には引き続き活用したい。スマートOCRで得たノウハウを横展開し、店頭申込書を記入するサービスの事務処理請負などに拡大検討。電子帳簿保存法対応サービス『DenHo』の利用検討も進めている。

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