スマートOCR の導入事例

出典: 工事依頼書の入力を自動化。FAX受信後最短3分の連絡で顧客満足度向上に寄与

AI-OCR

工事依頼書の入力を自動化。FAX受信後最短3分の連絡で顧客満足度向上に寄与

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課題・目的

工事依頼書を手入力しており作業負荷が高かった。

手入力による入力ミスが発生していた。

取引先ごとに異なる多種多様な書式に対応する必要があった。

導入後の効果

FAX受信後最短約3分で受付完了の連絡ができるようになった。

手入力が不要になり入力ミスと重複登録が減少した。

催促や問い合わせの電話件数が減った。

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導入事例の詳細

導入前の課題

工事依頼書を手入力しており作業負荷が高かった。

手入力による入力ミスが発生していた。

取引先ごとに異なる多種多様な書式に対応する必要があった。

FAX受信から受付連絡までに時間がかかり重複登録や催促が発生していた。

導入の目的

工事依頼書の入力作業を自動化して初動対応時間を短縮する。

顧客満足度を向上させる。

ダウンロードまで含めて受付処理を自動化する。

導入後の効果

FAX受信後最短約3分で受付完了の連絡ができるようになった。

手入力が不要になり入力ミスと重複登録が減少した。

催促や問い合わせの電話件数が減った。

繁忙期の残業時間が短縮され、退社時間が早くなった。

CSV自動格納と自社システムの監視でインポートまで自動化された。

テンプレート振り分けが自動化され業務確認がスムーズになった.

導入の決め手

FAX受信後のOCR処理からCSVダウンロードまでを自動化できること。

顧客ごとに異なるフォーマットをキー・バリュー方式や条件指定で抽出できること。

デスクトップアプリ（スマートOCRローダー）で自動アップロードとCSV出力が可能であること。

営業担当が運用に合わせた相談に応じてくれたこと。

導入のプロセス

受信したFAXはSMB転送で指定フォルダに保存。工事依頼書を専用フォルダに移動するとスマートOCRローダーが自動でアップロードしてOCR処理→抽出→CSVダウンロードを実行。CSV格納フォルダを自社システムが監視し、ファイルを検知して自動インポート。受付担当者はシステム上のデータと原本PDFを突合して確認・修正後、顧客へ受付完了連絡を行う。導入前にトライアル（1〜2カ月）を実施し、自社システムのプログラム修正を行ってスマートOCRに合わせた。

活用方法

スマートOCRローダーでPDFを自動アップロードし、OCRで項目抽出してCSVを出力。出力CSVを自社システムが監視フォルダから取り込み、受付担当者がデータとPDFを突合確認して受付連絡を行う。テンプレートを複数作成し、自動振り分けでフォーマットごとに処理。

社内の反応

現場ではテンプレート作成を内製化し運用。担当者はハンズオンでテンプレート作成を習得してメンバーに展開している。導入により受付担当者の作業が軽減され、問い合わせ件数や催促電話が減少している。

今後の展望

テンプレート対応できている依頼書を現在の約70%から更に増やし、手入力をなくすことを目指す。AI-OCRやEDIを活用して受付・修理対応の初動速度向上を図り、さらなる顧客満足度向上を目指す。富士工業販売（受注部署）でもFAX注文取り込みで導入検討中。

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