高浜酸素がHubble mini導入、契約書検索時間を5分の1に短縮

高浜酸素は、高圧ガス保安法や液化石油ガス法などの関連法令により、文書管理の重要性が特に高い企業です。しかし、導入前は必要な文書を探す作業に時間がかかり、許認可証や免許の更新期限の管理が担当者個人に依存していました。また、文書が各拠点に分散していたため、拠点間を移動して入手する手間も発生していました。秘匿性の高い文書を安全に管理・共有する方法もなく、業務効率とリスク管理の両面で課題を抱えていました。

高浜酸素はHubble miniを導入し、契約書に加えて周知文書、許認可証、免許証、登記簿、納税証明書まで、社内で扱う重要文書を集約しました。更新期限の自動通知機能により、ガス事業に関する許認可や免許の更新漏れを防ぐ体制を整えています。権限管理の下で秘匿文書も最新データを共有できるようになり、どちらの拠点からも必要な文書を確認できるようになりました。

Hubble miniの導入後、契約書や許認可証などの文書を一元管理できるようになり、検索にかかる時間は従来の5分の1に短縮されました。過去の文書をデータ化する業務にかかっていた費用は、2人月分を削減しています。高浜酸素の常務取締役である高浜悠輔氏は、ガス業界における文書管理の重要性や導入前後の変化について、取材でその効果を語りました。

Hubble miniは、締結済みの契約書PDFをアップロードするだけで、AIが契約内容を自動解析して契約台帳を構築するクラウドサービスです。カスタム項目AI自動入力機能を搭載し、企業独自の管理項目も自由に設定できます。更新期限の自動通知、柔軟な権限設定、紙と電子の契約書を横断検索できる高機能検索など、日常業務に即した機能を備えています。改正電子帳簿保存法にも対応しており、JIIMA認証を取得しています。

A. 契約書のPDFをアップロードするだけで、AIが内容を解析して契約台帳を作成するクラウドサービスです。

A. 文書の検索時間を短縮できるほか、更新期限の自動通知で許認可証や免許の更新漏れを防げます。

A. 契約書だけでなく、許認可証や免許証、登記簿など重要文書を一元管理し、期限管理を厳格化しています。

• https://hubble-docs.com/cases/i-sanso
• https://hubble-docs.com/contact
• https://i-sanso.jp/
• https://hubble-docs.com/lp/Hubble-mini/
• https://hubble-docs.com/lp/ContractFlowAgent/
• https://hubble-docs.com
• https://one-contract.com/
• https://hubble-docs.com/legal-ops-lab/
• https://hubble-docs.com/about
• https://hubble-docs.com/

O!Productニュース編集部からのコメント

許認可証や免許の更新漏れ防止に効くので、ガス業界みたいに法令で文書管理が厳しい業種には刺さりそうです。検索5分の1はありがたいですね。

引用元：PR TIMES