耐火金庫やオフィス家具を手がける株式会社エーコーが、受注業務のデジタル化を進めました。フロッグウェル株式会社の支援のもと、SalesforceのAI機能「Prompt Builder」を活用したシステムを構築しています。FAXやメールで届く多様な注文書を自動で読み取り、基幹システムへの登録までを効率化するものです。これにより、手入力による負荷や転記ミスのリスクを減らし、業務のスピードと正確性を高めています。

この記事をシェア

ポイント

1
SalesforceのPrompt Builderで多様な注文書を高精度に自動解析
2
AIの読み取り結果を人間が確認できる安心設計を採用
3
確認後はワンクリックで基幹システムUM SaaS Cloudへ自動登録

導入の背景と課題

エーコーでは、代理店から届く注文書の処理が長年の課題でした。FAXだけでなく、メールにPDFを添付するケースも増え、フォーマットも代理店ごとに異なります。これまでスタッフが目視で確認し、生産・販売管理システム「UM SaaS Cloud」へ手入力で登録していたため、繁忙期の負荷増大や転記ミス、業務の属人化が問題となっていました。

構築したシステムの概要

フロッグウェルは、SalesforceのAI機能「Prompt Builder」を使ったAI OCRと、既存のUM SaaS Cloudとの連携機能を構築しました。メディアを問わず、届いた注文書ファイルをSalesforceに取り込むだけで、解析から基幹システムへの登録までを一貫して行える仕組みです。

3ステップの業務フロー

現場が安心して使えるよう、以下の3ステップで設計されています。まず、FAXやメールの注文書をSalesforceに集約し、Prompt Builderで商品コードや数量、納期などを自動抽出します。次に、抽出結果をSalesforce上で元の注文書と見比べ、必要に応じて修正できる確認画面を用意。最後に、確認済みデータをボタン一つでUM SaaS Cloudへ自動登録します。

導入効果と今後の展望

このシステムにより、手入力業務の負担が大幅に軽減されました。受注センターの業務負荷が減り、転記ミスや確認漏れのリスクも抑制されています。繁忙期でも迅速かつ正確な出荷手配が可能となり、エーコーは今後もバックオフィス業務の高度化とDXを推進していく方針です。

Q&A

Q. Prompt Builderとは何ですか？

A. Salesforceが提供するAI機能で、自然言語の指示を使ってデータの抽出や要約などを自動化できます。

Q. AIの読み取り精度が不安な場合、どう対応していますか？

A. AIの抽出結果を人間が画面上で確認・修正できる工程を設けており、安心して運用できます。

Q. このシステムはどのような企業に向いていますか？

A. FAXやメールで注文書を受け取り、手入力で基幹システムへ登録している企業の業務効率化に適しています。

関連リンク

https://frogwell.co.jp/contact/

O!Productニュース編集部からのコメント

FAXやメールの注文書をAIが読み取って基幹システムに自動登録してくれるのは助かりますね。確認工程も残っているので、現場が安心して使えそうです。

引用元：PR TIMES

この記事をシェア

この記事の著者

O!Productニュース編集部

O!Productニュース編集部は、IT・SaaS・AI業界のニュースをリアルタイムに解析・発信するメディアチームです。ビジネス向けのプロダクトに関する最新情報をなるべく分かりやすく簡潔にまとめてニュースを提供します。
「日本のすべての企業に、AIトランスフォーメーションを。」をミッションに掲げているGigantic Technologies株式会社によって運営されています。
AIに精通し、2017年設立時から企業のDX支援に取り込んでおり、十分な実績とノウハウを元に情報を発信しています。
公式SNSは以下からフォローできます。
・X
・Facebook
・LinkedIn
・note