西武ホールディングス、AI契約書管理サービス「Hubble mini」を導入

西武ホールディングスではこれまで、部署ごとにExcelで契約書台帳を管理していました。この方法では入力が煩雑で、契約の更新期限を一元管理することも難しく、課題となっていました。

同社法務部の荒井啓一課長と山本剛主任によれば、導入の決め手は三つありました。第一に、管理台帳の高いカスタマイズ性です。第二に、フォルダ構造による柔軟な権限管理。第三に、月1回のメールによる更新期限の自動通知機能です。これらの機能が、自社の契約管理を最適化できると判断しました。操作がシンプルで現場に定着しやすい点も、将来的なグループ内展開を見据えて評価されました。

Hubble miniは、締結済みの契約書のPDFをアップロードするだけで、AIが契約内容を自動解析し、契約台帳を構築するサービスです。主要な9項目のほか、企業が独自に設定した管理項目にもAIが自動で入力する「カスタム項目AI自動入力」機能を備えています。

これにより、これまで手作業で行っていた契約情報の入力作業を大幅に削減できます。さらに、改正電子帳簿保存法にも対応しており、セキュリティ面でも安心して利用できます。Hubble社によると、同サービスは上場企業からベンチャーまで、業界を問わず800社以上に利用されているとのことです。

西武ホールディングスでは、Hubble miniの導入後、契約書情報の可視化が進み、管理精度が向上しているとしています。同社は今後、このサービスを活用して、グループ全体のガバナンス体制のさらなる強化を推進していく方針です。

A. 契約書のPDFをクラウドに上げるだけで、AIが自動的に内容を読み取り、管理台帳を作ってくれるサービスです。

A. 手入力が不要になるため作業効率が上がり、更新期限の自動通知など、漏れを防ぐ仕組みが組み込まれている点が大きな違いです。

A. 契約数が多く、更新管理や部署を超えた情報共有に課題を感じている中堅以上の企業に特に有効です。

• https://www.seibuholdings.co.jp/
• https://hubble-docs.com/contact
• https://hubble-docs.com/cases
• https://hubble-docs.com/lp/Hubble-mini/
• https://hubble-docs.com/lp/ContractFlowAgent/
• https://hubble-docs.com
• https://one-contract.com/
• https://hubble-docs.com/legal-ops-lab/
• https://hubble-docs.com/about
• https://hubble-docs.com/

O!Productニュース編集部からのコメント

契約書を放り込むだけでAIが台帳を作ってくれるのは、法務担当者の負荷を大きく減らせそうですね。特に更新期限の自動通知は、管理漏れを防ぐのに役立ちそうです。

引用元：PR TIMES