はるやま商事、請求書発行の作業時間を70%削減

はるやま商事は岡山県を創業の地とするアパレル企業で、「スーツのはるやま」をはじめとしたビジネスウェアの店舗を、グループ全体で全国に363店舗展開しています。主軸のBtoC事業以外にも、制服の大口案件や小ロット注文など法人の制服受注も行っており、法人取引に伴う請求書発行が毎月約130件発生していました。本社の経理財務部では、長年紙による手作業での発行を続けていました。印刷や封入といった数時間を費やす作業が月末に集中することに加え、郵送に日数がかかることや取引先から店舗への問い合わせが増加していることが大きな負担となっていました。また、承認に追われる管理者の負担軽減をはじめ、業務の属人化からの脱却やガバナンスの強化も重要な課題となっていました。

これらの課題を解決できることに加え、2,000人規模の従業員が既存システムを変更せずに連携できる柔軟性や、処理件数に応じた無駄のない料金体系が決め手となり、「BP Storage for 請求書 発行」の導入に至りました。

「BP Storage for 請求書 発行」は、既存の社内システムと連携して請求書を発行できるため、従業員は今まで通り社内システムに請求データの入力を行うだけで、新しいシステムを覚える必要がありません。経理部門はCSVデータを「BP Storage for 請求書 発行」に取り込むだけで処理を完了できます。これにより、毎月10時間かかっていた経理業務を3時間に縮小し、郵送代行やメール送信機能の活用により郵送費も35%削減しました。

請求書はPDFを添付したメールで取引先に送信すると同時に、店舗担当者にもメールで共有します。店舗側でも発行した請求書をすぐ確認できるため、経理への問い合わせの手間が減りました。また、紙への押印作業を廃止し、システム上でデータを登録する担当者と承認する管理者の権限を完全に分け、確実な二重チェック体制を整えました。

今回のシステム導入により、経理周辺の紙を無くす取り組みは一区切りを迎えました。今後は、生成AIなどの最新技術を積極的に組み込み、より多くの成果を生み出すことを目指します。「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会に必要とされる店舗づくり」に向け、新しいアイデアを取り入れながら前進していきます。

A. 請求書の発行から入金消込までをデジタル化するサービスです。紙やPDFでの発行に対応し、売上計上や督促も自動化します。

A. 紙による手作業での請求書発行に時間がかかり、郵送日数や問い合わせの増加が負担となっていたためです。業務の属人化やガバナンス強化も課題でした。

A. 経理業務が毎月10時間から3時間に短縮され、郵送費も35%削減されました。また、承認フローのデジタル化で内部統制が強化されています。

• https://www.infomart.co.jp/case/000529.html
• https://www.infomart.co.jp/bpstorage-forseikyuhakko/index.asp
• https://haruyama.jp/
• https://haruyama.jp/contents/haruyama/h/uniform/
• https://corp.infomart.co.jp/
• https://corp.infomart.co.jp/news/20260909_6195/

O!Productニュース編集部からのコメント

毎月10時間の請求書作業が3時間に減るのは経理担当に刺さりそうですね。店舗担当者にも同時共有されて問い合わせ対応が減る流れも助かりそうです。

引用元：PR TIMES