成田空港のラウンジ運営会社、「勤務シフト作成お助けマン」でシフト作成時間を約半分に
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鉄道情報システム（JRシステム）が、シフト管理システム「勤務シフト作成お助けマン」の導入事例を発表しました。導入したのは、成田国際空港などで空港ラウンジを運営するアイ・エー・エス・エスです。スタッフの人数や勤務エリアの組み合わせが多く、エクセルでのシフト作成に多くの時間がかかっていました。導入後はシフト作成時間が導入前の約半分になり、集計値の確認も簡単になっています。多くのスタッフを複数のエリアに配置する職場で、シフト作成の負担を減らした事例です。
ポイント
- 1JRシステムが空港ラウンジ運営のアイ・エー・エス・エスに「勤務シフト作成お助けマン」を導入
- 2最適化AIが希望休や出勤日数、勤務エリアなどの条件を反映したシフトを自動で作成
- 3シフト作成時間が導入前の約半分になり、集計値の確認やチェックの手間も減った
エクセルでのシフト作成に多くの時間がかかっていた
アイ・エー・エス・エスは、成田国際空港の第1・第2ターミナルで4つのラウンジを運営しています。米国ハワイ州ホノルルのダニエル・K・イノウエ国際空港でもラウンジを運営しています。国際線のラウンジには海外からのお客様も多く、スタッフには料理・飲み物のオーダー対応やアレルギーへの配慮など、きめ細かな接客が求められます。サービスの質を保つには、各エリア・各時間帯に必要なスタッフを配置するシフトが欠かせません。
アイ・エー・エス・エスでは従来、スタッフ一人ひとりの希望休や出勤日数を取りまとめ、エクセルでシフトを作成していました。シフト作成に時間がかかることは社内でも課題になっており、経営陣からも「AIに頼れないのか」という声が寄せられていました。導入前の課題は次の3つです。
| 課題 | 内容 |
|---|---|
| 希望休・出勤日数の取りまとめと反映 | スタッフごとに条件が異なり、エクセルに一つずつ反映して日数を数える確認作業が負担 |
| 人数・勤務エリア・勤務区分の組み合わせ | スタッフの人数が多く、勤務エリアや勤務区分も多いため、組み合わせを考えながらシフトを組む作業が大変 |
| シフト作成にかかる期間 | こうした作業が重なり、毎回のシフト作成に非常に長い期間 |
作成期間をいかに短くするかが、アイ・エー・エス・エスにとって最大の課題でした。
シフト作成時間は導入前の約半分に
「勤務シフト作成お助けマン」では、希望休や出勤日数、勤務エリア・勤務区分の条件を設定しておくと、シフトをまとめて作成できます。その結果、アイ・エー・エス・エスのシフト作成にかかる時間は導入前の約半分になりました。
導入前後の主な変化は次のとおりです。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| シフト作成の時間 | エクセルでの手作業で多くの時間 | 導入前の約半分 |
| 作業の負担 | エクセルでの手作業にストレスを感じる部分が多い | 条件を反映したシフトを一括で作成でき、作業が大幅に楽に |
| 集計値の確認 | 出勤日数などを手作業で数えて確認 | 画面上ですぐに確認でき、シフトのチェックの手間が減少 |
シフトを組む作業と、組んだシフトを確かめる作業の両方で、担当者の手間が減っています。
「勤務シフト作成お助けマン」を選んだ理由
アイ・エー・エス・エスは複数のシフト管理システムと比べたうえで、次の3点を評価して導入を決めました。
| 評価した点 | 内容 |
|---|---|
| 初めてでも分かりやすい説明 | 初回の説明から、システムに不慣れな担当者にも分かりやすい内容で、自社の業務に合いそうだと感じられたこと |
| 手厚いサポート | まずヘルプで調べ、それでも分からないときはWebでも対応してもらえるため、安心して使い始められること |
| 見やすい画面 | シフト表をはじめとする画面が見やすく、日々の作業で迷いにくいこと |
「勤務シフト作成お助けマン」とは
「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト表の自動作成・管理ができるクラウドサービスです。最適化AIが、スタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成します。法令遵守や働きやすさを考慮したシフト表を、誰でも簡単に作れるとしています。
JRシステムは、JRグループの情報システム会社として培った計画系ソリューションの技術を活かし、このサービスを提供しています。
勤務表作成画面のイメージは次のとおりです。
出典: 鉄道情報システム株式会社
Q&A
Q. 勤務シフト作成お助けマンとは何ですか？
A. 最適化AIが、スタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作るクラウドサービスです。鉄道情報システム（JRシステム）が提供しています。
Q. 導入した会社では何が変わった？
A. アイ・エー・エス・エスでは、シフト作成にかかる時間が導入前の約半分になりました。出勤日数などの集計値も画面ですぐに確認できます。
Q. どんな条件を反映してシフトを作れる？
A. 希望休や出勤日数、勤務エリア・勤務区分といった条件を設定しておくと、それらを反映したシフトをまとめて作成します。
関連リンク
O!Productニュース編集部からのコメント
希望休や勤務エリアの条件を入れておけばシフトをまとめて組んでくれるのは助かりますね。エクセルで日数を数えていたシフト担当の手間がぐっと減りそうです。
引用元：PR TIMES
この記事の著者
O!Productニュース編集部
