都城市、「テックタッチ」活用で初月2,800時間の業務時間を削減

都城市では旧財務会計システムにおいて、必須項目の入力漏れや日付誤りなどにより、会計課からの差し戻しが頻発していました。システムの個別改修で対応しようとすると費用や工数の負担が大きく、迅速かつ柔軟な見直しが難しい状況でした。そこで都城市は、財務会計システムの刷新と電子決裁への移行を、関連する業務ルールや運用そのものを見直す契機と位置づけました。現場の混乱や問い合わせの増加を抑えて早期定着を実現することを目指し、システム刷新とあわせた業務見直しを進めることとしました。

都城市が着目したのが、既存システムを改修することなく、画面上に操作ガイドや入力時の注意事項を表示できる「テックタッチ」でした。制度や運用を踏まえて現場に即したナビゲーションを柔軟に整備できる点に加え、LGWAN環境に対応している点が評価されました。さらに、自治体業務への理解を踏まえた伴走支援を受けられる点も後押しとなりました。

今回の「テックタッチ」導入は、単なるツール追加ではなく業務改革の起点と位置づけられ、会計課だけでなく行政改革担当課やデジタル統括課も加えた全庁横断のプロジェクトとして推進されました。導入の約半年前から検討会を重ね、分割払チェックリストの廃止、代表者名記載の省略、納品書兼請求書の許容など、例規改正を含む約30項目の業務改善を先行して実施しています。これらの見直し内容は、システム改修を待たず、「テックタッチ」の操作ガイドやツールチップとして画面上に反映しました。業務を最も理解する現場職員自らが設計・実装を担い、予算科目ごとに次の操作や入力例を案内する吹き出しを設けるなど、計300本の操作ガイドと300個のツールチップを内製しました。こうして、業務改善と画面改善を並行して進めたことで、現場の実態に即した運用定着が実現しました。運用開始後もPDCAを回しながら、改善点を速やかに反映できる体制を整えています。その結果、財務会計システム刷新後にもかかわらず、「どこに何を入力すればよいか」といった使い方に関する問い合わせや入力漏れはほぼゼロとなり、稼働初月には全庁で約2,800時間の業務時間削減を実現しました。こうした成果を受け、他部署からも同様の仕組みを導入したいという声が上がっており、活用の輪は着実に広がっています。今後は、ルールベースでは判定が難しい入力ミスをAIがチェックする仕組みや、生成AI「zevo」との連携なども視野に、さらなる内部事務の効率化を進めていく予定です。

都城市 総合政策部 デジタル統括課 副課長の佐藤氏は、「非効率をデジタル化しない」という考え方に立ってDXを推進していると述べました。また、「テックタッチ」の導入についても、単なるツール導入ではなく、全庁に影響が大きい会計業務そのものを問い直すきっかけと位置づけたとしています。ガイドの作り込みは現場を最もよく知る職員自身が担い、自分たちの知見でつくったからこそ、想像以上のスピードで定着したと実感しているとコメントしました。

A. 既存システムを改修せずに、画面上へ操作ガイドや入力時の注意事項を表示できるAI型DAPです。

A. 稼働初月に全庁で約2,800時間の業務時間を削減し、使い方の問い合わせや入力漏れがほぼゼロになりました。

A. 約30項目の業務改善と、現場職員による操作ガイドの内製を並行して進めた点です。

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O!Productニュース編集部からのコメント

都城市が財務会計システム刷新と同時に業務改善を30項目も先行してやったのが効いてますね。問い合わせや入力漏れがほぼゼロになったのは、ガイドを現場職員が自分たちで作ったからこそでしょう。

引用元：PR TIMES